Det är ingen hemlighet att konflikter på arbetsplatsen kan vara otroligt ohälsosamma. Den påverkar inte bara stämningen, utan kan också leda till minskad produktivitet och frånvaro och kan ha en negativ inverkan på företagets resultat.

Lyckligtvis finns det sätt att ta itu med konflikter på arbetsplatsen innan de går överstyr. I veckans nyhetsbrev skriver vi om att lyssna och hur känslor påverkar oss i dialog med andra.

Vad beror det på att vi hamnar i konflikter?

Många av oss tycker att vi är ganska hyfsade på att kommunicera och kanske vi till och med får feedback på att vi är goda kommunikatörer. Hur kommer det sig då att vi stundtals misslyckas med vår kommunikation?

Författaren och organisationspsykologen Mark Goulston har skrivit om flera intressanta anledningar.

Ofta beror en misslyckad kommunikation på en obalans mellan våra kommunikationsstilar. Någon föredrar att ventilera och andra föredrar att förklara. Personen som föredrar att ventilera uppfattar lätt personen som vill förklara som nedlåtande. Samtidigt upplever personen som föredrar att förklara personen som ventilerar som ytlig.

Vi fastnar i vår bedömning i personens sätt att kommunicera och slutar att lyssna på vad personen verkligen säger. Mark Goulston beskriver att, när vi möter beteenden som avviker från vårt eget beteende reagerar vi känslomässigt. Vår amygdala, den del av hjärnan som hanterar information från yttervärlden så som syn- och hörselintryck, ”kidnappas” och vår reaktion blir att stänga av vår uppmärksamhet och förmåga att lyssna.

Att motstå denna reaktion kräver en stor ansträngning. I värsta fall förstärker vi våra naturliga beteenden och skapar mera frustration.

Hur stora är chanserna att vi lyssnar på den andra personen?

Troligen är chansen ganska liten att vi lyckas med att lyssna på varandra när känslorna svallar.

Men då vi inte helt kan undvika dessa krockar i livet och vi endast kan ha kontroll över vårt eget beteende finns endast en lösning: Att utveckla sitt eget sätt att kommunicera och lyssna.

Låt inte dina känslor styra dialogen

Även om våra känslor säger till oss att inte lyssna och att det är orimligt att vi ska behöva ändra vårt sätt för att andra ska förstå oss så kan vi gå emot den känslan. Så snart samtalet lugnat ner sig kommer våra känslor att avta och vi kan använda smartare strategier för att samtala med andra. Vinsterna är många!

Genom att inte låta dina känslor sköta hela dialogen kommer du troligen att känna mer självrespekt och din självkänsla kommer att växa. Du kommer att kunna hålla huvudet kallt och vara lugn, samlad och centrerad.

Kommunikation i situationer som tidigare frustrerade dig kommer fortsättningsvis inte ta en massa energi och du kommer att kunna lägga energi på annat än att hantera dina egna känslor. Och du når fram med ditt budskap.

Tips för att hantera en upprörd person

Många av oss bemöter upprörda personer genom att prata mera och förklara för dem hur vi menar. Det bästa sättet att möta en upprörd person är att istället be dem berätta för oss hur de tänker och känner.

Det är först när personen har fått berätta om sina känslor och tankar som de kan börja lyssna på det du har att säga. Här följer några exempel på enkla frågor som vi kan ställa för att få personen att berätta för oss varför de är upprörda:

• Vad är du mest frustrerad över?
• Vad är du orolig för?
• Vad behöver du i denna situation?

Det är viktigt att endast lyssna på personen och inte gå in i att försvara, förklara eller debattera när personen pratar. Försök att sätta dig in i personens perspektiv för ett ögonblick istället för att vässa på dina egna argument.

Avsluta samtalet med att bekräfta det du har hört, säg till exempel: ”Nu förstår jag varför du är så frustrerad, arg eller orolig. Eftersom vi inte kan vända tillbaka tiden, låt oss slå våra kloka huvuden ihop och se hur vi kan lösa den här situationen. Okej?”

Skapa en feedbackkultur

Feedback är ett värdefullt verktyg för personlig och professionell utveckling, och det är viktigt att veta hur man ber om och använder den till vår fördel. Att be om feedback kan vara skrämmande, men det är ett utmärkt sätt att lära sig och växa. Med rätt strategier och rätt inställning kan du använda feedback till din fördel och förbättra din förmåga att be om hjälp på jobbet.

Verktyg som utvecklar kommunikationen

Ett av de mest effektiva verktygen för att hantera upprörda människor på jobbet är Extended DISC-analysen. Extended DISC-analys är en icke-dömande metod för att förstå mänskligt beteende.

Genom att förstå sina kollegors eller medarbetares DISC-stilar kan vi få värdefulla insikter om hur vi bäst kan kommunicera med dem och hjälpa dem att nå sin fulla potential.

Fördelar med att använda DISC-analys på arbetsplatsen

Det finns många fördelar med att använda DISC-analys på arbetsplatsen. För det första kan den användas för att förbättra kommunikationen mellan kollegor. Genom att förstå DISC-stilarna kan även ledaren bättre förstå sina medarbetares motivation och beteenden.

Extended DISC används också för att identifiera potentiella konflikter mellan medarbetare. Genom att förstå DISC-stilarna kan vi bättre identifiera potentiella källor till konflikter och ta itu med dem innan de blir ett problem. Detta kan bidra till att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö där konflikter tas upp och löses snabbt.