Det är ingen hemlighet att konflikter på arbetsplatsen kan vara otroligt ohälsosamma. Den påverkar inte bara stämningen, utan kan också leda till minskad produktivitet och frånvaro och en negativ inverkan på företagets resultat.

Lyckligtvis finns det sätt att ta itu med konflikter på arbetsplatsen innan de går överstyr. I veckans nyhetsbrev skriver vi om att lyssna och hur känslor påverkar oss i dialog med andra.

Vad beror det på att vi hamnar i konflikter?

Många av oss tycker att vi är ganska hyfsade på att kommunicera och kanske vi till och med får feedback på att vi är goda kommunikatörer. Hur kommer det sig då att vi stundtals misslyckas med vår kommunikation?

Författaren och organisationspsykologen Mark Goulston har skrivit om flera intressanta anledningar.

Ofta beror en misslyckad kommunikation på en obalans mellan våra kommunikationsstilar. Någon föredrar att ventilera och andra föredrar att förklara. Personen som föredrar att ventilera uppfattar lätt personen som vill förklara som nedlåtande. Samtidigt upplever personen som föredrar att förklara personen som ventilerar som ytlig.

Vi fastnar i vår bedömning i personens sätt att kommunicera och slutar att lyssna på vad personen verkligen säger. Mark Goulston beskriver att, när vi möter beteenden som avviker från vårt eget beteende, reagerar vi känslomässigt. Vår amygdala, den del av hjärnan som hanterar information från yttervärlden så som syn- och hörselintryck, ”kidnappas” och vår reaktion blir att stänga av vår uppmärksamhet och förmåga att lyssna.

Att motstå denna reaktion kräver en stor ansträngning. I värsta fall förstärker vi våra naturliga beteenden och skapar mera frustration.

Hur stora är chansen att vi lyssnar på den andra personen?

Troligen är chansen ganska liten att vi lyckas med att lyssna på varandra när känslorna svallar.

Men då vi inte helt kan undvika dessa krockar i livet och vi endast kan ha kontroll över vårt eget beteende finns endast en lösning: Att utveckla sitt eget sätt att kommunicera och lyssna.

Låt inte dina känslor styra dialogen

Även om våra känslor säger till oss att inte lyssna och att det är orimligt att vi ska behöva ändra vårt sätt för att andra ska förstå oss så kan vi gå emot den känslan. Så snart samtalet lugnat ner sig kommer våra känslor att avta och vi kan använda smartare strategier för att samtala med andra. Vinsterna är många!

Genom att inte låta dina känslor sköta hela dialogen kommer du troligen att känna mer självrespekt och din självkänsla kommer att växa. Du kommer att kunna hålla huvudet kallt och vara lugn, samlad och centrerad.

Kommunikation i situationer som tidigare frustrerade dig kommer fortsättningsvis inte ta en massa energi och du kommer att kunna lägga energi på annat än att hantera dina egna känslor. Och du når fram med ditt budskap.

Konfliktlösningens faser

Konfliktlösning brukar delas in i fyra faser: förberedelse, dialog, lösning och genomförande.

• Förberedelsefasen innebär att man samlar in information om konflikten och bedömer situationen. Det är dags att identifiera de inblandade parterna, de frågor som står på spel och det bästa sättet att närma sig konflikten.
• Under dialogfasen kommunicerar man och diskuterar de aktuella frågorna. Det är då man lyssnar på varandra och uttrycker känslor.
• Under lösningsfasen är det dags att komma fram till en lösning som är fördelaktig för alla inblandade parter. Det kan handla om kompromiss, förhandling eller medling.
• Genomförandefasen är den tid då lösningen ska omsättas i handling. Detta innebär att se till att alla inblandade tar ansvar för sina individuella åtaganden och att ingen utnyttjar den andra.

Verktyg som utvecklar kommunikationen

Ett av de mest effektiva verktygen för att hantera upprörda människor på jobbet är Extended DISC-analysen. Extended DISC-analys är en icke-dömande metod för att förstå mänskligt beteende.

Genom att förstå sina kollegors eller medarbetares DISC-stilar kan vi få värdefulla insikter om hur vi bäst kan kommunicera med dem och hjälpa dem att nå sin fulla potential.

Fördelar med att använda DISC-analys på arbetsplatsen

Det finns många fördelar med att använda DISC-analys på arbetsplatsen. Extended DISC förbättrar kommunikationen mellan kollegor. Genom att förstå DISC-stilarna kan även ledaren bättre förstå sina medarbetares motivation och beteenden.

Extended DISC används också för att identifiera potentiella konflikter mellan medarbetare. Genom att förstå DISC-stilarna kan vi bättre identifiera potentiella källor till konflikter och ta itu med dem innan de blir ett problem. Detta kan bidra till att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö där konflikter tas upp och löses snabbt.

Hur undviker man att konflikterna eskalerar?

Så hur bemöter vi olika DISC-stilar när varje person har sin unika stil, sina olika preferenser och behov när det kommer till konfliktlösning? Att försöka applicera samma strategi på olika individer kan leda till missförstånd, frustration och i värsta fall eskalering av konflikten.

D-stil

• Kommunicera tydligt och koncist: Personer med en hög D-stil föredrar klara och korta budskap. Försök att vara direkt och koncis i din kommunikation och undvik onödig detalj.
• Respektera deras tid: D-stil värdesätter sin tid högt. Försök att vara punktlig och förbered dig väl inför möten eller samarbeten med dem för att undvika onödig tidsförlust.
• Visa respekt för deras åsikter: Lyssna aktivt när de uttrycker sina åsikter och idéer. Trots deras dominanta natur kan det vara värdefullt att inkludera deras perspektiv i beslutsfattandet.
• Var redo att argumentera sakligt: Ibland kan det uppstå oenigheter. Om du har en annan åsikt än en person med hög D-stil, var beredd att argumentera sakligt och basera ditt resonemang på fakta och logik.
• Ge dem utrymme för kontroll: Personer med D-stil trivs ofta med att ha kontroll över situationer. Om möjligt, ge dem utrymme att ta ledningen och fatta beslut inom deras kompetensområde.
• Fokusera på resultat: D-stilar är ofta målinriktade och resultatorienterade. Visa att du är engagerad i att uppnå gemensamma mål och att du är villig att arbeta tillsammans för att nå dem.
• Hantera konflikter privat: Om en konflikt uppstår, försök att hantera den privat och undvik att göra den offentlig. Detta kan bidra till att bevara deras stolthet och minska risken för eskalering.
• Bygg förtroende över tid: Förtroende tar tid att bygga upp. Genom att vara konsekvent och pålitlig i ditt samarbete kan du gradvis öka förtroendet hos en person med hög D-stil.

I-stil

• Skapa en vänlig och öppen atmosfär: I-stilar trivs i sociala och vänliga miljöer. Försök att skapa en atmosfär på arbetsplatsen som uppmuntrar till samarbete och positiv interaktion.
• Lyssna aktivt: Ge dem utrymme att prata och dela sina åsikter och idéer. Lyssna aktivt och visa intresse för vad de har att säga.
• Var flexibel och anpassningsbar: Personer med hög I-stil är ofta flexibla och anpassningsbara. Visa att du är öppen för nya idéer och lösningar.
• Visa uppskattning: Ge feedback och uppmärksamhet när de presterar bra. I-stilar uppskattar bekräftelse och uppmuntran.
• Undvik konflikter i offentliga sammanhang: Om en konflikt uppstår, försök att hantera den privat och undvik att göra den offentlig. Detta kan hjälpa till att bevara deras självkänsla.
• Skapa möjligheter för socialt umgänge: I-stilar trivs med socialt umgänge. Försök att arrangera teambuildingaktiviteter eller sociala evenemang där de kan trivas och bygga starkare relationer.
• Fokusera på relationer: För I-stilar är relationer ofta viktigare än uppgifter. Investera tid och energi i att bygga positiva och stödjande relationer med dem.
• Var öppen för samarbete: I-stilar är ofta samarbetsvilliga och gillar att arbeta i grupper. Var öppen för deras idéer och förslag och involvera dem i beslutsfattandet när det är möjligt.

S-stil

• Var vänlig och empatisk: S-stilar värderar relationer och känslomässig anslutning. Var vänlig, empatisk och visa omtanke om deras känslor och behov.
• Ge tid för beslut: Personer med hög S-stil tenderar att vara tålmodiga och försiktiga när de fattar beslut. Ge dem tid att överväga och känna sig bekväma med beslutsprocessen.
• Undvik att pressa dem: Försök att undvika att sätta press på dem för att fatta snabba beslut eller agera snabbt. Ge dem utrymme att göra saker i sin egen takt.
• Var pålitlig och följsam: S-stilar uppskattar pålitlighet och följsamhet. Var konsekvent med dina åtaganden och följ igenom med vad du säger att du ska göra.
• Lyssna aktivt och visa tålamod: Ta dig tid att lyssna på vad de har att säga och visa tålamod när de delar sina tankar och åsikter.
• Skapa en lugn och stabil arbetsmiljö: Försök att skapa en arbetsmiljö som är lugn, stabil och fri från onödig stress eller oro.
• Hantera konflikter på ett icke-konfronterande sätt: Om en konflikt uppstår, försök att hantera den på ett lugnt och icke-konfronterande sätt. Diskutera problemen på ett konstruktivt sätt och försök att hitta gemensamma lösningar.
• Visa uppskattning: Uppmuntra och visa uppskattning när de bidrar till teamet eller presterar bra. Detta kan stärka deras engagemang och motivation.

C-stil

• Var tydlig och noggrann i din kommunikation: C-stilar uppskattar tydlig och detaljerad information. När du kommunicerar med dem, se till att vara noggrann och ge tydliga instruktioner eller förklaringar.
• Respektera deras behov av tid och noggrannhet: Ge dem den tid de behöver för att genomföra uppgifter noggrant. Undvik att pressa dem för snabba resultat om det inte är nödvändigt.
• Visa respekt för deras expertis: C-stilar är ofta experter inom sina områden. Visa respekt för deras kunskap och kompetens och konsultera dem vid behov.
• Undvik att överväldiga dem med känslor: C-stilar kan vara mer återhållsamma när det gäller känslor. Försök att undvika att vara för känslomässig eller dramatisk i din kommunikation.
• Ge dem utrymme att lösa problem: C-stilar är bra på att lösa problem och analysera situationer. Ge dem utrymme att använda sina analytiska färdigheter och föreslå lösningar.
• Hantera konflikter på ett logiskt sätt: Om en konflikt uppstår, försök att hantera den på ett logiskt och sakligt sätt. Diskutera problemet och föreslå lösningar baserat på fakta och bevis.
• Visa uppskattning för deras noggrannhet: Uppmuntra och visa uppskattning när de bidrar med sin noggrannhet och kvalitet i sitt arbete. Detta kan stärka deras engagemang och motivation.
• Var flexibel när det är möjligt: Även om C-stilar föredrar noggrannhet och detaljer, försök att vara flexibel när det är möjligt och anpassa dig till deras behov.

Är du redo att testa vårt verktyg?

Boka ett kort samtal med oss. Vi tittar gemensamt på hur du skulle kunna få hjälp att mera effektivt löse konflikter i team.

Inga kostnader! Inga avgifter! Bara ren nytta!