Följ oss!

Besök oss på Facebook     linkedin-logo

Låter det intressant?

Kontakta oss gärna på det sätt du tycker är bekvämast.

Skicka mail
Eller ring 0706-360 162

 

Förvirring eller tydlighet? PDF Skriv ut Skicka sidan

Få ut rätt information på rätt sätt

dreamstime xs 43434088Har det hänt att du har fått information där du upplever att avsändaren inte har föreställt sig vad du som mottagare behöver veta, höra eller förstå? Kanske har du varit på en kick-off som lämnat dig helt oberörd? Eller har du upplevt att du själv har varit avsändaren och ditt meddelande har tagits emot och lett till missuppfattningar och skapat mera förvirring än klarhet?

I bästa fall kan detta leda till frustration eller likgiltighet. I värsta fall kan det ha starkt negativa effekter på din organisation som leder till konflikter, säkerhetsrisker eller "uppror".

Oavsett om du arbetar med daglig informationsspridning eller ska informera om en stor förändring startar all god kommunikation med god planering. Det första du behöver göra är att sätta dig in i dina åhörares situation. Vad har de för förväntningar och behov? Hur föredrar de att få information? Vad skulle kunna få dem att stänga av och inte lyssna på det du har att berätta (läs mera om konsten att lyssna i vårt tidigare nyhetsbrev) Och hur säkerställer du att de har förstått informationen?

Sälj in dina idéer!

Att informera handlar mycket om att sälja. Du har en bra ide eller vill genomföra en förändring (produkten) och du vill att din publik (kunden) ska köpa din ide. Som med all annan försäljning behöver du paketera produkten så att köparen förstår produkten, upplever att de har ett behov av den och köper den. Kunden överväger alltid om priset är värt att betala. Du behöver även hitta de rätta försäljningskanalerna och kunna följa upp hur många som köper.

Planera!

Se över din egen motivation! Vad är det du vill uppnå, när vill du uppnå det och varför?

Förstå din publik! Extended DISC är ett kommunikationsverktyg som hjälper dig att förstå din publik. Vi vill bli bemötta på olika sätt och vi tar till oss information på olika sätt. Detta innebär att samma information måste förmedlas på olika sätt beroende på vem vi talar med. Extended DISC hjälper dig också att förstå hur våra beteende- och kommunikationsprofiler påverkar de förväntningar vi har på andra.

När du kommunicerar med:

D-stilar

  • Var direkt och specifik.
  • Ge alternativ.
  • Försäkra om att han/hon "vinner".
  • Var oenig endast rörande fakta.
  • Gilla kampen.
  • Var inte känslomässig.
  • Dominera inte.
  • Agera snabbt, han/hon beslutar sig snabbt.

I-stilar:

  • Var en vän, ignorera inte.
  • Avsätt tid för småpratande.
  • Ha kul och agera lättsamt.
  • Låt han/hon tala.
  • Ge erkännande.
  • Tala om människor och känslor.
  • Kom ihåg att följa upp.
  • Rör dig närmare.

S-stilar:

  • Sakta ned din framställning.
  • Bygg förtroende.
  • Fokusera på människor.
  • Ge den information som han/hon behöver.
  • Framställ ämnena logiskt.
  • Säkerställ engagemang bit för bit.
  • Var uppriktig, dominera inte.

C-stilar:

  • Tillhandahåll fakta.
  • Rör inte vid personen.
  • Var tålmodig, sakta ned.
  • Ge mycket med detaljerad information.
  • Ha kontroll över din egen verksamhet.
  • Prata inte om personliga ämnen.
  • Pressa inte.
  • Fokusera på frågorna.

Teamet och 15 minuter

Skarmavbild 2015-04-22 kl. 09.40.21Vad gör du då om du har femton minuter på dig att presentera och förmedla ett viktigt budskap? En ledares uppgift är ofta att tala till många personer och ibland är alla dessa personer samlade i ett och samma rum. Hur gör vi då för att nå ut med vårt budskap till många samtidigt? I kartan till höger representerar varje prick en person och var och en har en egen kommunikationsstil. Det innebär att vi talar om, skriver och läser samma saker men vi uppfattar det på olika sätt. Ett enkelt tips är att du när du talar se till att du täcker fyra olika perspektiv som talar till fyra olika beteendestilar:

  • Vad?
  • Vem?
  • Hur?
  • Varför?

Genom att besvara detta har du inte bara ökat chanserna till att du talar till alla, du har även svarat på alla dessa områden för dig själv.

Hur ser din egen kommunikationsprofil ut? Har du en kommunikationsstil som naturligt alltid tar reda på vad? Vad är problemet? Vad är målet? Då kanske det tar mera energi för dig att ställa dig frågan om hur. Hur ska vi göra det? Genom att ställa alla ovanstående frågor till dig själv innan du presenterar någonting har du med andra ord även gjort en grundligare analys än om du bara ställde dig frågan vad.

Följ upp

Se till att du får feedback på hur din information tas emot. Fråga personer hur de har uppfattat informationen och säkerställ att de har uppfattat informationen på just det sättet som du vill förmedla den. Genom att få kontinuerlig feedback kan du hela tiden justera ditt budskap så att det når fram på det sätt du vill.

Tips

I detta nyhetsbrev talar vi om informationsspridning som en typ av försäljning. En tumregel inom försäljning är att kunden behöver se ett meddelande minst 7 gånger innan han eller hon beslutar sig för att köpa. Tänk på detta även då du vill sprida ett budskap, du behöver troligen förmedla ditt budskap många gånger innan dina åhörare köper det. Samordna med andra så att åhörargrupperna får höra samma budskap från flera personer. Säkerställ även att ni har samma budskap så att ni skapar tydlighet snarare än förvirring.

Hur ser er plan ut?

Att sprida information effektivt handlar om mer än att göra en PowerPoint. Hur väl förberedda är ni för att skapa en effektiv informationshantering i er organisation? Extended DISC är ett verktyg som utvecklar chefers kommunikationsförmåga. Extended DISC erbjuder även 360° feedback och underökningsverktyg, dessa verktyg stödjer er att följa upp hur medarbetare och kolleger uppfattar organisationens och de enskilda chefernas kommunikationsförmåga. Vill du veta mera om hur Extended DISC kan stödja er verksamhet att effektivisera era kommunikationsstrategier? Tveka inte, ring Carita på 0706-360 162 eller maila Den här e-postadressen är skyddad från spamrobotar, du måste ha Javascript aktiverat för att visa den .