Din skriftliga kommunikation kan vara det som avgör om du lyckas som ledare eller inte. I dagens digitala värld är det viktigare än någonsin att kunna fånga dina medarbetares uppmärksamhet och få dem att engagera sig. Och vi har något som kan hjälpa dig med det: veckans nyhetsbrev! Vi tar upp allt från vanliga utmaningar och hur skriftlig kommunikation påverkar teamets framgång till konkreta tips och verktyg för att förbättra dina färdigheter. Missa inte detta tillfälle att utveckla din ledarskapsförmåga!

Utmaningar

En av de främsta utmaningarna för chefer i skriftlig kommunikation är att vara effektiva och produktiva i sina meddelanden. Tidsbegränsningar och höga arbetsbelastningar kan göra det svårt att skriva texter som både inspirera, informerar och samtidigt är tydliga.

Andra utmaningar inkluderar missförstånd som kan uppstå på grund av att skriftlig kommunikation lämnar utrymme för tolkning och missuppfattning. Det kan också vara svårt att förmedla tonen i skriften och visa känslor som man kan göra i personliga samtal. Detta kan leda till missförstånd eller att medarbetare känner sig oengagerade.

Ytterligare en utmaning är att hitta balansen mellan att vara både personlig och professionell.

Effektiv skriftlig kommunikation och teamets framgång

 För att säkerställa teamets framgång är effektiv skriftlig kommunikation avgörande. Genom att tydligt förmedla förväntningar och mål blir det enklare för alla att samarbeta mot gemensamma mål. Dessutom minskar risken för missförstånd och felaktigheter när kommunikationen är klar och tydlig.

Effektiv skriftlig kommunikation spelar även en viktig roll i att bygga relationer på arbetsplatsen. När du kommunicerar respektfullt, engagerat och tydligt kommer relationen till medarbetarna att utvecklas även om du inte träffar dem dagligen. Genom att kommunicera effektivt i skrift med ditt team kan du visa att du är en ledare som är engagerad i att hjälpa dem att uppnå sina mål.

Samma kommunikation passar inte alla

Om du vill använda skriftlig kommunikation effektivt bör du komma ihåg att alla har inte samma stil gällande kommunikation. Genom att observera hur din mottagare kommunicerar i skrift kan du justera din text så att den blir mera lättillgänglig för din mottagare.

Det handlar inte om olika budskap, utan om att förmedla samma budskap på olika sätt.

Identifiera och kommunicera med D-stil:

• D-stil är vanligtvis kortfattad och handlingsorienterad. De kan hoppa över hälsningen, gå rakt på sak och ignorera korrekt grammatik och skiljetecken. Tonen kan vara direkt och berättar vad du ska göra hellre än att be dig att göra det.
• De föredrar texter med en uppmaning eller ett nästa steg så att de vet vad som händer härnäst.
• Kom ihåg att hålla dina e-postmeddelanden kortfattade, handlingsorienterade och ge dem alternativ så att de får utrymme att fatta beslut och behålla en känsla av kontroll.

Identifiera och kommunicera med I-stil:

• I-stilar ser din text som en chans att ringa dig för att småprata. Om de skriver är ofta deras favoritskiljetecken ett utropstecken, ”Hej! Jag läste precis din text!”.
• De tenderar de att hoppa från ämne till ämne. Tonen de använder är optimistisk, målande, människoorienterad och innehåller mindre fakta.
• När du skickar ett e-postmeddelande till dem, försök att fokusera mer på personen, undvik negativitet och detaljer. Överväg om du inte hellre ska ringa. I-stilen ser det som en möjlighet att småprata och det är mer troligt att du når fram med ditt budskap.

Identifiera och kommunicera med S-stil:

• S-stil tenderar vara vänliga, men mer reserverade i sina texter. De kanske börjar med ”Jag hoppas att allt är bra med dig”.
• Texterna är långa för att de vill förmedla allt tydligt. Texterna tenderar att innehålla pronomen som, ”vi” eller ”oss” hellre än ”jag” eftersom de gillar att vara lagspelare. De ställer hellre frågor än berättar hur saker och ting är.  S-stilar söker information så att de kan fatta det bästa beslutet för sitt team.
• När du svarar bekräfta dem genom att svara på deras frågor noggrant och skriv steg för steg. Pressa dem inte till snabba beslut och se till att följa upp och göra det du lovat.

Identifiera och kommunicera C-stil:

• C-stilar föredrar ofta skriftlig kommunikation framför fysiska möten eftersom de är mer reserverade och mer uppgiftsorienterade. Deras texter är formella och tenderar att innehålla många detaljer och mycket fakta.
• De ställer detaljerade frågor och kommer inte att vilja gå vidare förrän de har all information de behöver.
• C-stilar vill ha detaljer och fakta som gör att de kan svara korrekt eller fatta rätt beslut. Dina texter bör vara tydliga och innehålla faktabaserad på beprövade idéer. Om möjligt, kan du i förväg försöka svara på frågor som klargör information och fakta. Slutligen, korrekturläs!!

Extended DISC öppnar upp företagets potential

Vill du ta bort gissningar och verkligen förstå dina medarbetares styrkor och utvecklingsområden? Extended DISC ger dig specifika och unika tips som är skräddarsydda för varje medarbetare så att de kan maximera sin potential och skapa starkare relationer på arbetsplatsen.